Huishoudelijk Reglement per 19 december 2002

Bestuur

Artikel 1

Het bestuur zorgt voor de handhaving van de statuten en van het huishoudelijk reglement en draagt zorg voor de uitvoering van de genomen besluiten.

Artikel 2

De voorzitter heeft de leiding van de bestuursvergaderingen en van de Algemene Ledenvergaderingen. Hij heeft het recht tot het sluiten van debatten.

Artikel 3

De secretaris-archivaris is belast met de correspondentie, waarvan hij copie houdt. Hij houdt de notulen van de bestuursvergaderingen en van de Algemene Ledenvergaderingen bij in daartoe bestemde mappen en ondertekent deze, met de voorzitter, na voorlezing en goedkeuring; het uitwerken van de notulen van een bestuursvergadering dient binnen twee weken te geschieden, van een Algemene Ledenvergadering binnen een maand. Binnen twee maanden na afloop van het verenigingsjaar wordt door de secretaris-archivaris een jaarverslag samengesteld. Hij bewaart het archief der vereniging en zorgt dat dit zich te allen tijde in orde bevindt. Hij draagt zorg voor de oproep tot de Algemene Ledenvergadering en voor de bekendmaking van officiële mededelingen.

Artikel 4

De penningmeester beheert de gelden der vereniging en is daarvoor verantwoording verschuldigd aan de Algemene Ledenvergadering. Binnen twee maanden na afloop van het verenigingsjaar sluit hij zijn boeken af en wordt door hem een nauwkeurig verslag en een winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar opgemaakt, alsmede een balans en een begroting voor het lopende jaar. Hij is verplicht de voorzitter en de verificatiecommissie op hun verzoek inzage te verlenen in de kas der vereniging en zijn administratie.

Artikel 5

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis.

Artikel 6

1. Het bestuur vergadert op verlangen van de voorzitter of op schriftelijk verzoek aan deze van twee bestuursleden. Indien een zodanig verzoek wordt ingediend, dient de vergadering binnen een week te worden gehouden.
2. Alle stemmen in het bestuur hebben een zelfde gewicht, tenzij de stemmen staken; in dat geval wordt het resultaat van de stemming bepaald door de stemmen van de bestuursleden die de in de artikelen 2 tot en met 5 van het huishoudelijk reglement genoemde functies bekleden.

Artikel 7

Het bestuur heeft de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering nodig voor:

• het doen van uitgaven van een bedrag die de begroting met meer dan 511 Euro overschrijden,
• het aangaan van verbintenissen, die, op geld gewaardeerd, een bedrag van meer dan 511 Euro de begroting te boven gaan.

In het bovenstaande dienen verbintenissen en/of uitgaven die een duidelijk aanwijsbaar verband met elkaar hebben, opgevat te worden als zijnde een enkele verbintenis en/of uitgave.

Contributie en bijdragen

Artikel 8

Met ingang van het verenigingsjaar 2007-2008 is de contributie voor leden vastgesteld op 15 euro per jaar (daarvoor 12 euro); voor verenigingsaccounts is een vergoeding van 25 euro vereist. De minimum-bijdrage voor begunstigers is gelijk aan de contributie voor leden.

Commissies

Artikel 9

1. Vervallen
2. Een commissie kan door tenminste tweederde van de geldige stemmen in het verenigingsbestuur ontbonden worden.

Disputen

Artikel 10

1. Het verenigingsbestuur heeft het recht op inzage van alle schriftelijke stukken van een dispuut en toegang tot alle dispuutsvergaderingen. Het dispuut draagt er zorg voor het verenigingsbestuur tenminste een dag van tevoren van een komende dispuutsvergadering op de hoogte te stellen.
2. Het verenigingsbestuur heeft op alle dispuutsvergaderingen het recht zijn advies kenbaar te maken.
3. Aan het eind van het dispuutsjaar legt het dispuutsbestuur middels een jaarverslag verantwoording af aan het verenigingsbestuur.
4. Het verenigingsbestuur dient op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering na het sluiten van het dispuutsjaar verantwoording af te leggen over de daden en financiën van dat dispuut betreffende dat jaar.
5. Indien de voorzitter van de vereniging of van één van de disputen dit verzoekt, dient er vergaderd te worden tussen de voorzitter van de vereniging en de voorzitters van de disputen.
6. Een dispuut kan door tenminste tweederde van de geldige stemmen in het verenigingsbestuur ontbonden worden.

Artikel 11

1. De disputen hebben het recht op de helft van het verenigingslidmaatschapsgeld van ieder hunner leden als afdracht.
2. Indien iemand lid is van meerdere disputen, zal zijn afdracht over deze disputen gelijk verdeeld worden.
3. Ter verkrijging van deze afdracht dienen de disputen voor het begin van het verenigingsjaar aan de penningmeester der vereniging op te geven, welke leden van de vereniging in het voorafgaande jaar lid zijn geweest van het dispuut. Opgave na deze datum kan tot inhouding van de afdracht leiden.
4. Hierna zal de penningmeester der vereniging een afrekening over de door het dispuut bij de vereniging gemaakte kosten, zoals porto-, telex- en telefoonkosten, tot en met het einde van datzelfde verenigingsjaar maken. Hierna zal, op basis van de in lid 3. van dit artikel genoemde opgave, tot betaling van de afdracht minus de bij de vereniging gemaakte kosten worden overgegaan.

Artikel 12

1. Dispuutsactiviteiten, in de ruimste zin des woords, waar niet-dispuutsleden aan deelnemen, dienen, als richtlijn twee weken van tevoren, te worden aangemeld bij het verenigingsbestuur. Het verenigingsbestuur kan de doorgang van de betreffende dispuutsactiviteiten, na overleg met het dispuutsbestuur, verhinderen.
2. Bestuursleden van een dispuut kunnen gemachtigd worden door het verenigingsbestuur om de verenigingsruimte zonder verenigingsbestuurstoezicht te betreden. Het aantal dispuutsbestuursleden dat gemachtigd kan worden per dispuut, wordt bepaald door het verenigingsbestuur.

Algemene Ledenvergadering

Artikel 13

De oproep tot een Algemene Ledenvergadering dient aldus aan de leden ter kennis te worden gesteld:

1. de oproep moet tenminste een week van tevoren verstuurd worden; de oproep wordt per e-mail gestuurd aan alle leden die een account hebben en per post naar alle leden die geen account hebben; verder wordt de oproep in relevante newsgroups en op relevante prikborden geplaatst.

2. de oproep vermeldt:

   • de plaats waar en de datum waarop de vergadering gehouden zal worden, alsmede het aanvangstijdstip van de vergadering;
   • de onderwerpen die ter vergadering behandeld zullen worden;
   • de plaats waar de relevante ter inzage bedoelde stukken liggen; deze stukken dienen tenminste een week voor de Algemene Ledenvergadering af te zijn en ter inzage te liggen.

Artikel 14

1. In de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering komen in ieder geval aan de orde:

   • verkiezing van nieuwe bestuursleden;
   • het financieel jaarverslag en de begroting voor het komende verenigingsjaar.
2. Tevens wordt op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering door het bestuur rekening en verantwoording afgelegd voor het in het afgelopen verenigingsjaar gevoerde beleid.

Artikel 15

1. Alle aanwezigen bij de Algemene Ledenvergadering dienen de presentielijst te tekenen onder vermelding van 'gewoon lid', 'buitengewoon lid', 'begunstiger' en/of 'drager van eretitel'.
2. De voorzitter moet alle moties in stemming brengen. Amendementen op voorstellen worden behandeld naar orde van verste strekking; dit ter beoordeling van de voorzitter. Voorstellen betreffende de orde van de vergadering dienen direct na indiening behandeld te worden.
3. De Ledenvergadering kan een besluit van het bestuur vernietigen en een eigen besluit daarvoor in de plaats doen treden.
4. Is een voorstel aangenomen of verworpen, dan mag het binnen drie maanden niet weer ter tafel worden gebracht, tenzij hierop dispensatie wordt verleend door de Ledenvergadering met gewone meerderheid van stemmen.

Artikel 16

1. Bij schriftelijke stemming wordt door de voorzitter ter vergadering voor de stemming een stembureau benoemd, dat beslist over de geldigheid der uitgebrachte stemmen en de uitslag der stemming bekendmaakt. Van dit stembureau kunnen noch de bestuursleden, noch de persoon of personen waarover gestemd wordt, deel uitmaken.

2. Als ongeldig worden beschouwd:

   • ondertekende stembriefjes;
   • onleesbare stembriefjes;
   • stembriefjes die niet vooraf door het stembureau zijn gewaarmerkt.
3. Een lid, dat machtigingen tot stemmen heeft, mag per stemming van maximaal twee machtigingen gebruik maken.

Excursies

Artikel 17

1. Voor excursies gelden de volgende algemene bepalingen:

   1. het aantal beschikbare plaatsen voor een excursie wordt door het bestuur vastgesteld. Onder het totale aantal beschikbare plaatsen wordt verstaan het totale aantal excursieplaatsen minus de plaatsen gereserveerd voor de organisatoren en begeleiders;
   2. het bestuur stelt de deelnemersbijdrage c.q. waarborgsom voor leden en niet-leden vast;
   3. de inschrijvingstermijn wordt vastgesteld en bij openstelling der inschrijving medegedeeld door het bestuur;
   4. de inschrijving op een excursie wordt van kracht als de deelnemersbijdrage, danwel een waarborgsom in de gevallen waarin deze is vastgesteld door het bestuur of door de vereniging, ontvangen is;
   5. terugtrekken voor een excursie, met gehele of gedeeltelijke teruggave van de deelnemersbijdrage c.q. waarborgsom, is alleen mogelijk met toestemming van het bestuur;
   6. leden van de vereniging hebben voorrang boven niet-leden bij deelneming aan excursies, behalve wanneer het bestuur anders beslist;

   7. de vereniging kent de volgende excursies:

      1. eendaagse excursies; dit zijn excursies die korter duren dan 24 uur.
      2. meerdaagse excursies; dit zijn excursies die langer duren dan 24 uur.

      Voor meerdaagse excursies wordt met de excursiedatum bedoeld: de eerste dag van de excursie.

   8. de deelnemer aan een excursie is gehouden het officiële programma volledig bij te wonen. Het bestuur heeft het recht bij overtreding van deze bepaling sancties te nemen.
2. Voor excursies als bedoeld in dit artikel onder lid 1. sub g.A geldt, behalve de algemene bepalingen zoals vermeld in dit artikel onder lid 1., bovendien de volgende bepaling: de volgorde van inschrijving is bindend. Aan de hand hiervan worden de beschikbare plaatsen toegewezen met inachtname van het genoemde in dit artikel onder lid 1. sub e.

3. Voor excursies als bedoeld in dit artikel onder lid 1. sub g.B gelden, behalve de algemene bepalingen zoals vermeld in dit artikel onder lid 1., bovendien de volgende bepalingen:

   • indien het aantal inschrijvingen het aantal beschikbare excursieplaatsen niet te boven gaat, kunnen alle inschrijvers aan de excursie deelnemen;

   • indien het aantal inschrijvingen het aantal beschikbare plaatsen te boven geraakt, wordt een verdeling gemaakt in de volgende lijsten:

     • lijst A: inschrijvers die niet deelgenomen hebben aan een of meerdere excursies van soortgelijk karakter.
     • lijst B: alle andere inschrijvers.

     Het bestuur stelt een lijst van eerder gehouden excursies vast die wat betreft karakter overeenkomen met de te houden excursie. Deze worden vermeld op de inschrijvingslijst. Inschrijvers van lijst A kunnen zonder meer aan de excursie deelnemen indien het aantal inschrijvers van deze lijst het aantal beschikbare excursieplaatsen niet te boven gaat. De eventuele overige plaatsen en reserveplaatsen worden dan door een ongewogen loting verdeeld onder de inschrijvers van lijst B. Indien het aantal inschrijvers onder lijst A het aantal beschikbare excursieplaatsen te boven gaat, dan wordt door ongewogen loting de deelnemers aan de excursie bepaald uit de inschrijvers van lijst A. Zij die uitgeloot zijn, vormen de eerste groep van reservedeelnemers. De eerste groep reservedeelnemers heeft voorrang op de tweede groep reservedeelnemers.

Het Verenigingsorgaan

Artikel 18

1. De redactie van het verenigingsorgaan is een werkgroep.
2. De redactie is tegenover het bestuur verantwoordelijk voor de opmaak en de inhoud van het verenigingsorgaan behoudens de inhoud van mededelingen van het bestuur.
3. Het bestuur is gerechtigd de plaatsing van artikelen in het verenigingsorgaan te verhinderen.

Staat en gebruik van de verenigingsruimte

Artikel 19

1. Het nuttigen van etenswaar in de verenigingsruimte is toegestaan, maar alleen daar waar geen apparatuur is opgesteld.
2. Een bezoeker van de verenigingsruimte mag daar geen verpakkingsmaterialen, etenswaren, etensresten, eetgerei etc. achterlaten. Dit op straffe van ontzegging van de toegang tot de verenigingsruimte gedurende een door het bestuur nader te bepalen termijn. Bij excessen of herhaald voorkomen van het niet opruimen van het bedoelde moet het verenigingsbestuur gepast optreden.
3. Roken in de verenigingsruimte is niet toegestaan.

Openingstijden verenigingsruimte

Artikel 20

1. De vaste openingstijden van de verenigingsruimte worden door het verenigingsbestuur bepaald.
2. Tijdens de vaste openingstijden dient er minimaal een verenigingsbestuurslid aanwezig te zijn, behoudens in geval van overmacht.
3. Tijdens het open zijn van de verenigingsruimte beslist het bestuur inzake toezicht op en toegankelijkheid van de verenigingsruimte.
4. Gedurende vakanties en studiereces vervallen de vaste openingstijden.

Gebruik van verenigingseigendommen

Artikel 21

1. Verenigingseigendommen zijn alleen te gebruiken door verenigingsleden, tenzij het bestuur anders beslist.
2. Het verenigingsbestuur heeft voorrang bij het gebruik van verenigingseigendommen voor bestuursdoeleinden; ondergeschikt hieraan hebben commissieleden voorrang bij het gebruik van verenigingseigendommen ten behoeve van de commissie.
3. Bij verenigingseigendommen waarvan bij gebruik het verenigingsbestuur registratie wenst, dient aan deze registratie te worden voldaan. De wijze waarop deze registratie plaatsvindt, wordt door het verenigingsbestuur bepaald.
4. Elke gebruiker van verenigingseigendom moet de registratie van het gebruik daarvan volgens lid 3 door een verenigingsbestuurslid laten doen of bij machtiging eventueel zelf doen.
5. Indien de mogelijkheden tot registratie volgens lid 3 ontbreken, alhoewel kenbaar is gemaakt dat registratie moet plaatsvinden, moet het gebruik van verenigingseigendom in deze, hetzij verbaal dan wel schriftelijk of op een door het verenigingsbestuur nader te bepalen wijze, worden vastgelegd.

Gebruik en opslag van eigendommen van derden

Artikel 22

De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die voortkomt uit het gebruik van eigendommen van de leden binnen de vereniging. Noch kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor het verlies van, schade aan of diefstal van eigendommen van derden. Onder derden wordt verstaan iedereen en elk rechtspersoon binnen en buiten de vereniging, dus ook eigen leden.

Artikel 23

Bij gebruik van eigendommen van derden door leden ten behoeve van verenigingsactiviteiten is toestemming van de eigenaar nodig en zijn artikel 21 en 22 van kracht. Indien de eigenaar een andere regeling wenst kan het bestuur daar gehoor aan geven, conform een schriftelijke overeenkomst met het gehele verenigingsbestuur.

Werkgroepen

Artikel 24

Werkgroepen hebben dezelfde status als commissies, met de uitzondering dat werkgroepen ook buitengewone leden mogen bevatten.